Formatiranje ćelija u Excelu: kompletan vodič za formate i trikove

Ovladajte formatiranje ćelija u Excelu To čini razliku između neuredne proračunske tablice i profesionalnog dokumenta koji je lako razumjeti na prvi pogled. Nije stvar samo u tome da izgleda lijepo: ispravno formatiranje osigurava da Excel precizno interpretira podatke i izvršava proračune bez grešaka, što je ključno za kancelarijski rad, takmičarske ispite i svako ozbiljno upravljanje podacima.

Kada primijenite pogodan format Za svaku ćeliju birate kako će se prikazivati ​​brojevi, datumi, tekst, valuta, procenti ili posebni kodovi, bez promjene stvarne vrijednosti koju Excel koristi za izračunavanja. Nadalje, pomoću prilagođenih formata možete postići vrlo specifične rezultate: dodati jedinice, istaknuti negativne vrijednosti crvenom bojom, prikazati datume u određenom stilu ili čak sakriti vrijednosti.

Šta je tačno formatiranje ćelija u Excelu?

U Excelu, svaka ćelija je kao kontejner sa dva slojaS jedne strane, postoji stvarna vrijednost (ona koja se koristi za izračunavanja), a s druge strane, kako se ta vrijednost prikazuje na ekranu. Dijaloški okvir "Formatiranje ćelija" je kontrolna ploča u kojoj odlučujete kako želite da sadržaj izgleda.

To znači da možete potpuno promijeniti izgled ćelije (broj decimalnih mjesta, simbol valute, boja, font, datum, tekst itd.) bez mijenjanja podataka koje Excel koristi za sabiranje, oduzimanje ili izvođenje bilo koje formule. Stoga, formatiranje nije samo estetski, već i funkcionalni dio rada s proračunskim tablicama.

Za dobar rad s Excelom, bitno je dodijeliti ispravan format za svaki raspon ćelija: ako ćelija sadrži datum, treba ga formatirati kao datum; ako sadrži postotak, treba ga formatirati kao postotak; ako je poštanski broj, možda biste trebali koristiti poseban format kako biste izbjegli gubitak vodećih nula i razumjeli funkcije poput Funkcija ISOMITTED.

Ako unesete brojeve pomiješane s tekstom (na primjer, "10 kg") bez korištenja formatiranja, Excel ih više neće tretirati kao broj, već kao... alfanumerički nizI mnoge operacije će vratiti greške ili neočekivane rezultate. Prilagođeni formati dolaze u obzir upravo da bi se to izbjeglo.

Kako otvoriti dijaloški okvir Formatiranje ćelija

Excel nudi nekoliko načina za pristup opcije formatatako da možete koristiti onaj koji vam najviše odgovara u bilo kojem trenutku. Svi vode do istog dijaloškog okvira, gdje zatim možete odabrati kategoriju (Broj, Valuta, Datum, Prilagođeno itd.).

Dijaloški okvir Formatiranje ćelija možete otvoriti klikom desne tipke miša: odaberite raspon, Kliknite desnim tasterom miša na ćelije i odaberite "Format ćelije". Ovo je vjerovatno najčešći put koji se koristi kada već radite na određenom području lista.

Možete ga pronaći i na traci: na kartici inicioUnutar grupe "Ćelije" naći ćete opciju "Format" koja omogućava pristup dijaloškom okviru za formatiranje ćelija. U grupi "Broj" na istoj kartici možete proširiti opcije i pristupiti i naprednom dijaloškom okviru.

Najbrži način, i onaj koji biste trebali zapamtiti, posebno ako se pripremate za konkurentske ispite, je prečica na tastaturi Ctrl + 1Jednostavno odaberite ćeliju ili raspon, pritisnite tu kombinaciju tipki i dijaloški okvir "Formatiranje ćelija" će se otvoriti direktno, postavljajući vas na karticu "Broj".

Kada uđete unutra, vidjet ćete s lijeve strane kategorije formata (Općenito, Broj, Valuta, Računovodstvo, Datum, Vrijeme, Procenat, Razlomak, Naučno, Tekst, Posebno i Prilagođeno). S desne strane se nalazi područje "Tip" gdje je definiran određeni format i odjeljak "Uzorak", koji prikazuje kako će vrijednost ćelije izgledati s odabranim formatom.

Osnovni formati brojeva i teksta u Excelu

Kategorija "Općenito" je zadani format iz Excela. Ne primjenjuje nikakvo posebno formatiranje: brojeve prikazuje na standardni način i, ovisno o tome što upišete, Excel odlučuje hoće li to tretirati kao broj, datum, tekst itd. Korisno je kada vam nije potrebno nikakvo specifično formatiranje, ali nije dovoljno kada želite čak i minimalnu kontrolu.

Format "Broj" je jedan od najčešće korištenih jer omogućava definirajte decimale i separatorePomoću njega možete omogućiti separatore hiljada, povećati ili smanjiti broj vidljivih decimalnih mjesta (zadana vrijednost je obično 2) i odabrati kako se negativni brojevi prikazuju (sa predznakom, crvenom bojom, u zagradama itd.). Ovo znatno pojednostavljuje interpretaciju dugih lista podataka.

Format "Valuta" dodaje gore navedenoj mogućnosti odabira simbol valute Ovo se odnosi na sve valute: eure, dolare, funte i mnoge druge. Jednostavno otvorite listu "Simbol" i odaberite željenu valutu. Baš kao i kod Broja, možete podesiti broj decimala i stil negativnog simbola.

Format "Računovodstvo" također radi s valutama, ali usklađuje simboli valuta i iznosi Na poseban način, simboli su smješteni u jednoj koloni, a brojevi su centrirani u ćeliji. To je više "računovodstveni" nego estetski ugodan format, nije uvijek praktičan, ali postoji za one kojima je potrebna ta klasična prezentacija bilansa stanja ili glavne knjige.

Ako odaberete "Tekst" kao format ćelije, prisiljavate Excel da tretirajte sadržaj doslovnoTačno onako kako ga upišete. Ovo je veoma korisno kada želite spriječiti interpretaciju stvari poput datuma, numeričkih kodova s ​​vodećim nulama, referenci ili određenih nizova znakova. Nedostatak je što, iako je u tekstualnom formatu, taj sadržaj ne može biti direktno korišten u aritmetičkim operacijama.

Formati datuma i vremena

Excelovo rukovanje datumima ima jednu kvaku: interno, svaki datum je zapravo broj dana od 1.1.1900.Ako primijenite format broja na datum, vidjet ćete taj brojač. Zato je toliko važno ispravno formatirati datum kako biste vidjeli ono što želite (dan, mjesec, godinu), a ne neki čudan broj.

U kategoriji "Datum" možete odabrati različite načine datum predstave: samo s brojevima, sa skraćenim ili punim tekstom mjeseca, sa kratkom (dvije cifre) ili dugom (četiri cifre) godinom ili raznim kombinacijama. Nadalje, mnogi formati zavise od regionalnih postavki vašeg sistema: jezik, format dana/mjeseca/godine itd.

Za vrijeme, odjeljak "Vrijeme" nudi niz formata sa različiti nivoi detaljaMožete prikazati samo sate i minute, uključiti sekunde, koristiti 24-satni format ili tipični 12-satni format s AM/PM. Ovdje ćete pronaći i formate označene zvjezdicom, koji se automatski prilagođavaju ako se promijene regionalne postavke vašeg Windowsa.

U prilagođenim formatima datuma, ključna slova su d, m i a. d, dd, ddd ili dddd Vi kontrolišete da li će dan biti prikazan sa jednom ili dvije cifre, ili kao skraćenica ili puni naziv dana u sedmici. m, mm, mmm, mmmm Vi odlučujete da li će se mjesec prikazivati ​​kao broj, skraćenica ili puno ime, i sa aa ili aaaa Vi definišete da li vam godina izgleda kratka ili duga.

Za vrijeme koristite h za sate, m za minute i s za sekunde, s jednim ili dva slova, ovisno o tome želite li jednu ili dvije cifre. Na primjer, hh: mm: ss Prikazat će se 01:05:09, dok se h:m:s može prikazati kao 1:5:9. Osim toga, možete dodati AM/PM da biste radili u 12-satnom formatu i koristiti znak dvotočke (:) kao separator.

Procenat, razlomak, naučna notacija i specijalni formati

Format "Procenat" je neophodan pri radu sa proporcije ili omjeriKada se primijeni, Excel interpretira vrijednost 0,15 kao 15%, 1 kao 100% i tako dalje, a možete definirati i broj decimalnih mjesta za prikaz. Široko se koristi u finansijskim izvještajima, analizi podataka i Excel ispitima.

Format "Razlomak" pretvara broj u frakcijska reprezentacija ovisno o odabranoj vrsti: jednostavni razlomci, osmine, šesnaestine itd. Posebno je korisno u matematičkim, statističkim ili tehničkim kontekstima gdje ima smisla prikazivati ​​razlomke umjesto dugih decimala.

Opcija "Naučno" prikazuje vrijednosti u eksponencijalnom zapisu tipa 1,23E + 06To jest, 1,23 × 10 na potenciju 6. To je vrlo praktičan format kada se radi s vrlo velikim ili vrlo malim brojevima, kao što su naučni podaci, mjerenja, inženjerski proračuni ili napredna statistika.

U odjeljku "Specijalno" naći ćete formate pripremljene za određene uobičajeni kodovikao što su brojevi telefona, poštanski brojevi ili brojevi socijalnog osiguranja (u zavisnosti od jezika/regije). Njegova funkcija je da ispravno prikaže ove podatke, poštujući vodeće nule ili određene strukture, bez potrebe da ručno kreirate format.

Pored ovih kategorija, Excel uključuje i odjeljak "Prilagođeno", gdje možete kreirati vlastite maske kombiniranjem simbola i teksta. Ovaj odjeljak se najčešće pojavljuje na ispitima. IT za konkurentne ispitejer omogućava dizajniranje gotovo bilo kojeg oblika prezentacije koji sudovi mogu zamisliti.

Šta su prilagođeni formati u Excelu?

Prilagođeni format je pravilo koje diktira kako bi nešto trebalo biti prikaži sadržaj iz ćelije, bez ikakve izmjene interne vrijednosti koju Excel koristi za izračunavanja. Na ovaj način možete dodati jedinice (kg, jedinice, €), objašnjavajući tekst ili boje, ali formule nastavljaju da rade samo s brojevima.

Zamislite tabelu sa količinama, jediničnom cijenom, jediničnom težinom, ukupnom težinom, ukupnim iznosom i prosječnom cijenom. Ako upišete "10 kg" direktno u ćeliju u koloni, ta vrijednost prestaje biti numerička, a formule koje pokušavaju da je pomnože vratit će netačne vrijednosti. greškaMeđutim, ako upišete samo 10 i primijenite prilagođeni format koji prikazuje "10 kg", Excel i dalje može pomnožiti taj iznos bez problema.

Prilagođeni formati su definirani u kategoriji "Prilagođeno" unutar dijaloškog okvira za formatiranje ćelija. Vidjet ćete listu s nekoliko opcija. unaprijed definirani formati Možete ga koristiti kakav jeste, modificirati ga ili ga koristiti kao osnovu za kreiranje vlastitog. U polje "Tip" upisujete kod za formatiranje, a u polje "Uzorak" vidite pregled primijenjen na trenutni sadržaj ćelije.

Struktura prilagođenog formata je podijeljena na do četiri sekcije odvojeno tačka-zarezom (;):
Format za pozitivne brojeve; Format za negativne brojeve; Format za nule; Format za tekstove.

Definiranje sva četiri dijela nije obavezno. Ako želite formatirati samo, na primjer, negativne brojeve, možete koristiti nešto poput ;-0.000;;Ostavljate pozitivne dijelove, dijelove za nulu i tekst praznima, a definirate samo kako će se prikazivati ​​negativne vrijednosti (tri decimalna mjesta sa znakom minus). Excel će koristiti standardni format ili prikazati prazna polja u nedefiniranim dijelovima.

Ključni simboli i džoker znakovi u prilagođenim formatima

Da bi prilagođeni formati djelovali, potrebno je da poznajete njihovu abeceda simbolaSvaki lik ima specifično ponašanje, a njihovim kombinovanjem postiže se tačna prezentacija potrebna u vježbama, izvještajima ili ispitima.

Osnovna simbola za brojeve su tri: 0, # i ?Nula (0) prisiljava prikaz cifre, čak i ako je to nula koja ne dodaje nikakvu vrijednost, dopunjavajući je nulama s lijeve ili desne strane po potrebi. Simbol # označava "značajnu cifru": ako broj nema drugih cifara, ne dopunjuje se nulama. Upitnik (?) rezervira razmake za neznačajne cifre, ali ih ostavlja praznima, što pomaže u poravnavanju brojeva pomoću decimalnog separatora.

Na primjer, format 0 Ovo će uzrokovati da se vrijednost poput 16,817 prikaže kao 17, iako interno ostaje 16,817. Format # Prikazat će samo značajne cifre bez prisilnog dodavanja dodatnih nula. S kombinacijama poput 0,0; 0,00; #,##0 ili #,##0,00 sami odlučujete koliko decimalnih mjesta želite i hoćete li uključiti separator hiljada.

Tačka (.) i zarez (,) imaju različita ponašanja u zavisnosti od regionalna konfiguracijaMeđutim, oni se uglavnom koriste kao decimalni separator i separator hiljada unutar formata. Tipičan primjer: #.##0,00 da prikaže broj sa hiljadama i dva decimalna mjesta, tako da 1234 izgleda kao 1.234,00.

Simbol procenta % ubacuje Znak % i prilagodite vrijednost u skladu s tim. Slova E ili e iza kojih slijedi + ili – (E+, E-, e+, e-) aktiviraju naučnu notaciju. Ostali simboli kao što su +, -, /, zagrade, znak dolara $, simbol eura € ili bilo koji doslovni znak mogu se prikazati unosom znaka kakav jeste ili njegovim stavljanjem u navodnike ako je tekst.

Ako trebate ponoviti znak da biste popunili širinu ćelije, koristite zvjezdicu (*). Na primjer, u formatu 0,00 * Bit će popunjen posljednjim navedenim znakom dok se ne popuni raspoloživi prostor; ako ga napišete kao *.0,00Ovo će ponoviti znak prije broja. Ovo je korisno za kreiranje vizualnih efekata, isprekidanih linija ili automatskih "popunjavanja".

Upotreba teksta, boja i maske sadržaja

Za miješanje brojeva s fiksnim tekstom unutar formata koristi se sljedeće: dvostruki navodniciSve unutar navodnika bit će prikazano doslovno, dok se ostatak koda interpretira kao dio formatiranja. Na primjer, format 0,00″ kg» Vrijednost od 12,5 će se prikazati kao 12,50 kg bez potrebe da u ćeliju upisujete "kg".

Simbol (@) se koristi za predstavljanje tekstualni sadržaj ćelije u prilagođenim formatima. Ako definirate format za četvrti dio (tekstualni) stila "Pažnja: "@Kada ćelija sadrži tekst, prikazaće se "Pažnja:" nakon čega slijedi originalna vrijednost. Ovo se često koristi za automatsko označavanje određenih polja bez dupliranja informacija.

Još jedna moćna karakteristika je mogućnost primjene boje iz samog formataTo se postiže upisivanjem naziva boje u uglaste zagrade na početku odjeljka: , , , , , , , . Također možete koristiti , gdje je n broj između 0 i 56 koji se odnosi na internu paletu boja programa Excel.

Tipičan primjer bi bio nešto poput: 0,00;-0,00;»-«;»Pažnja: «@Taj format bi prikazao pozitivne brojeve plavom bojom s dva decimalna mjesta, negativne brojeve crvenom bojom sa znakom minus, nule kao jednostavnu crticu, a tekst zelenom bojom ispred riječi Pažnja:.

Osim toga, prilagođeni formati omogućavaju vrijednosti maskeTo jest, skrivanje bez brisanja. Ako bilo koji od odjeljaka ostavite praznim (na primjer, korištenjem tačka-zareza za pozitivne i negativne brojeve, nule i tekst), Excel zadržava vrijednost, ali je ne prikazuje. Ovo se može kombinirati s bojama ili posebnim znakovima radi kreiranja jasnijih izvještaja.

Tipični primjeri prilagođenih formata

Jedan od najčešćih predložaka je format #.##0,00Ovaj format prikazuje brojeve sa separatorom hiljada i dva decimalna mjesta. Vrijednost 1234 bi se prikazala kao 1.234,00; 12,3 bi se prikazalo kao 12,30; a 0 bi se prikazala kao 0,00. Ovo je klasičan stil za iznose ili količine u profesionalnim dokumentima.

Ako želite dodati simbol eura i istaknuti negativne vrijednosti crvenom bojom, možete koristiti nešto poput #.##0 €;-#.##0 €U ovom slučaju, prvi dio formatira pozitivne iznose simbolom €, a drugi dio radi isto, ali crvenom bojom i s negativnim predznakom. To je brz način da se na prvi pogled uoče gubici ili troškovi.

Džoker znak pitanja (?) se također koristi za rukovanje razmacima. Format # ?? Na primjer, ovo uzrokuje da se broj 1234 prikazuje kao "12 34", rezervirajući razmake u decimalnom dijelu čak i ako se ne radi o značajnim vrijednostima. Podešavanjem broja upitnika možete kontrolirati koliko razmaka ostaje i kako su cifre poravnate u kolonama.

U kontekstu konkurentskih ispita, uobičajeno je da traže formate sa vrlo specifičnim obrascem, kao što je «INVENTAR «#.###0,00% ili slično. U ovim vježbama, jednostavno unesite znakove navedene u uputama u polje "Tip" prilagođenog formata, kombinirajući brojeve, simbole i navodnike kao što je prikazano u pitanju.

Druga tipična situacija na ispitima uključuje posebne datume. Na primjer, od vas se može tražiti da od nekog datuma oduzmete 75 dana i rezultat prikažete u odgovarajućem formatu. Godina.Mjesec.Dan gdje godina ima četiri cifre, mjesec dvije, a dan može imati jednu ili dvije. Odgovarajući prilagođeni format bi bio nešto poput aaaa.mm.dtako da će dan 4 biti prikazan kao "4", a ne kao "04".

Praktična primjena Excela na konkurentskim ispitima

Na ispitima za administrativnog ili administrativnog asistenta, prilagođeni formati Oni su čest izvor pitanja. Često postavljaju zadatke gdje Excelov zadani format ne odgovara u potpunosti onome što se traži u problemu, pa morate koristiti prilagođeni predložak.

Klasičan primjer: dat vam je datum u ćeliji, od vas se traži da oduzmete određeni broj dana i prikažete rezultat u određenom formatu (na primjer, godina sa četiri cifre, mjesec sa dvije, a dan sa jednom ili dvije). Formula za oduzimanje dana se vrši direktno (na primjer, =D2-75), a ostatak je definiranje prilagođenog formata datuma, kombinovanje a, myd sa tačkama ili crticama kako je naznačeno.

Druga vrsta testa uključuje formatiranje dvije kolone brojeva prema tačnim specifikacijama. Na primjer, jedna kolona bi mogla biti prikazana kao #.###0,00% i drugi s drugačijim uzorkom, često s isprekidanim fiksnim simbolima. Ključno je ovdje napisati kod u polje "Tip" bez grešaka, poštujući zareze, tačke, razmake, znakove procenta itd.

Ako razumijete simbole (0, #, ?, «, «;», boje u zagradama itd.) i razumijete da se osnovna vrijednost ne mijenja, ova pitanja su prilično pristupačnoPrava poteškoća obično leži u tačnom pamćenju sintakse i u tome da se ne zbunite prilikom kucanja potrebnog formata.

Rad s prilagođenim formatima ne samo da vam pomaže da položite ispite, već i daje vašim stvarnim radnim listovima vrlo profesionalan izgled, s poravnatim stupcima, dobro predstavljenim jedinicama i podacima spremnim za interpretaciju na prvi pogled.

Savladavanje formatiranja ćelija u Excelu, kako osnovnog tako i prilagođenog, omogućava vam preciznu kontrolu prikaza brojeva, datuma, teksta i posebnih kodova, bez ugrožavanja proračuna. Vježbom se mogu razviti prečice poput Ctrl + 1 A uz dobro rukovanje simbolima (0, #, ?, navodnici, boje i dijelovi odvojeni tačkom-zarezom), vaše proračunske tablice od jednostavnih tablica postaju jasni, precizni alati spremni za bilo koji tehnički pregled ili zahtjevan ispit.