Kako efikasno osloboditi prostor na Gmailu i vašem Google računu

Početna » Android » Kako efikasno osloboditi prostor na Gmailu i vašem Google računu

Ako godinama koristite svoj Google račun, lako je da se jednog dana pojavi ono strašno Gmail upozorenje: ponestaje vam prostora . Između starih e-poruka, ogromnih priloga, fotografija i dokumenata na Disku, tih 15 GB besplatnog prostora za pohranu (ili Workspace limit vaše kompanije ili univerziteta) popuni se brže nego što biste očekivali.

Dobra vijest je da, uz nekoliko dobro osmišljenih koraka, možete oporaviti mnogo gigabajta za samo nekoliko minuta bez gubitka ičega zaista važnog. U ovom vodiču ćete korak po korak i sa konkretnim savjetima vidjeti kako očistiti Gmail, Drive, Google Photos i Google One kako biste maksimalno iskoristili svoju pohranu i izbjegli plaćanje dodatnog prostora ako to ne želite.

Kako saznati šta zauzima prostor na vašem Google računu

Prije nego što izbrišete bilo šta, ključno je da budete jasni gdje će prostor ići : bilo da se radi o e-porukama, dokumentima na Disku ili fotografijama i videozapisima.

Najbrži način da ovo vidite je da posjetite drive.google.com/drive/quota . Ova stranica vam prikazuje listu vaših datoteka na Disku sortiranih od najvećih do najmanjih, kao i koliko prostora za pohranu koristite na Google Disku, Gmailu i Google Fotografijama . Ovo će vam pomoći da shvatite na šta da usmjerite svoje napore: možda nisu toliko u pitanju e-poruke, već gomila ogromnih videa na Disku ili zaboravljene sigurnosne kopije.

Ako je vaš račun poslovni, školski ili univerzitetski račun koji koristi Google Workspace, imajte na umu da je ograničenje prostora za pohranu postavljeno vašom licencom ili administratorom . Neke organizacije su prešle s neograničenog prostora za pohranu na određene kvote (na primjer, 200 GB za osoblje, 50 GB za studente ili čak 1 GB za bivše studente). Ako spadate u jednu od ovih kategorija, ovo čišćenje je još važnije.

Također imajte na umu da se informacije o slobodnom prostoru ne ažuriraju uvijek odmah . Ponekad, nakon brisanja mnogih datoteka ili e-poruka, može proći nekoliko sati ili čak nekoliko dana da se tačno prikaže raspoloživi prostor. Ne brinite ako promjenu ne vidite odmah.

Sve na vašem računu zauzima prostor: e-poruke (uključujući neželjenu poštu i smeće), datoteke s Diska i fotografije/videozapisi iz Google Fotografija . Ključno je prvo se pozabaviti najvećim stavkama: velikim prilozima, videozapisima i sigurnosnim kopijama.

Očistite velike datoteke na Google disku

Značajan dio prostora za pohranu često se nalazi na Google disku, posebno velike datoteke poput videozapisa, velikih PDF-ova, sigurnosnih kopija i softvera. Početak rada odatle može osloboditi gigabajte za samo nekoliko minuta.

Idite na drive.google.com/drive/quota . Vidjet ćete sve svoje datoteke sortirane po veličini, od najveće do najmanje. Provjerite one na vrhu: to su obično videozapisi, komprimirane datoteke (ZIP, RAR), velike slike ili tehnički dokumenti koji vam više nisu potrebni.

Kada pronađete nešto što želite ukloniti, kliknite desnim tasterom miša na datoteku i odaberite "Premjesti u smeće ". Možete odabrati više datoteka odjednom za bržu obradu. Također možete koristiti traku za pretragu na Disku da biste pronašli određene fascikle ili vrste datoteka koje vam više nisu potrebne.

Imajte na umu ovaj važan detalj: datoteke poslane u smeće na Disku nastavljaju zauzimati prostor sve dok ga ne ispraznite. Da biste osigurali da čišćenje stupi na snagu, idite u odjeljak "Smeće" na Disku, provjerite da nema ništa što želite oporaviti i kliknite na "Isprazni smeće ". Od tog trenutka nadalje, te datoteke se trajno brišu, a prostor se oslobađa.

Ako izbrišete mnogo datoteka odjednom, ažuriranje prostora za pohranu može potrajati . Normalno je da se brojač prostora za pohranu ne smanji odmah; dajte sistemu malo vremena.

Pronađite i izbrišite e-poruke koje zauzimaju najviše prostora u Gmailu.

U Gmailu, ono što obično zauzima najviše prostora nisu same poruke, već veliki prilozi (videozapisi, prezentacije, PDF-ovi od više stranica, fotografije visoke rezolucije itd.). Čišćenje ovih e-poruka jedan je od najefikasnijih načina za brzo oslobađanje prostora.

Gmail nema dugme za sortiranje po veličini, ali vam omogućava filtriranje po veličini datoteke pomoću napredne pretrage . Otvorite Gmail i kliknite strelicu prema dolje desno od trake za pretragu da biste pristupili naprednim opcijama.

U prozoru koji se otvori pronađite polje "Veličina" . Tamo možete odrediti da želite vidjeti samo e-poruke veće od određene veličine (na primjer, 10 MB ili 15 MB). Kliknite "Pretraži" i Gmail će vam prikazati sve poruke koje prelaze to ograničenje, obično one s velikim prilozima.

Isto možete uraditi i brže koristeći operatore pretrage. Na primjer, ako ukucate larger:10M u traku za pretragu , Gmail će prikazati sve e-poruke veće od 10 MB. Ako se ništa ne pojavi sa 50M, pokušajte sa 10M ili čak 5M dok ne pronađete raspon sa najvećim brojem najvećih e-poruka.

Kada pregledate te poruke, odaberite one koje vam nisu potrebne i izbrišite ih . Ako želite s vremena na vrijeme ponavljati ovo čišćenje bez pamćenja naredbe, možete kreirati oznake u svom pregledniku s URL-om poput https://mail.google.com/mail/u/#search/size:10M (zamjenjujući 10M željenom veličinom).

Izbrišite stare e-poruke koje vam više nisu potrebne

Nisu samo prilozi ti koji zauzimaju prostor; godine korištenja također akumuliraju hiljade e-poruka koje više nemaju smisla : obavještenja sa društvenih mreža, bilteni, upozorenja od usluga koje više ne koristite... Čišćenje po starosti je još jedna vrlo efikasna taktika.

Da biste to uradili, ponovo koristite Gmailovu naprednu pretragu , kojoj možete pristupiti klikom na strelicu pored trake za pretragu. U prozoru koji se otvori pronađite polje "Raspon datuma" . Možete odabrati određeni datum i zatražiti od Gmaila da vam prikaže e-poruke poslane prije tog datuma.

Na primjer, možete postaviti krajnji datum i reći mu da vam prikaže sve primljene poruke u tekućoj godini ili prethodnim godinama. Ovo će vam omogućiti da pronađete vrlo stare poruke koje vjerovatno više ne trebate čuvati.

Ako vam je ugodno koristiti operatore, možete upisati i pretrage poput " before:2021/01/01" da biste vidjeli sve prije, recimo, januara 2021. Slično tome, možete kombinirati datume s veličinom, koristeći nešto poput " larger:5M before:2022/01/01" da biste pronašli velike, ali stare priloge.

Kada imate te stare e-poruke na ekranu, brzo ih pregledajte i izbrišite sve što ne želite zadržati . Ako oklijevate da izbrišete sve, uvijek možete izostaviti važne poruke iz banaka, ugovora ili pravnih pitanja.

Imajte na umu da će sve što pošaljete u smeće nastaviti zauzimati prostor sve dok ga ne ispraznite . Kasnije ćemo vidjeti kako to pravilno uraditi.

Neželjena pošta, smeće i ostale mape koje također zauzimaju prostor

Mnogi ljudi misle da se poruke u neželjenoj pošti ili smeću "ne računaju", ali u Gmailu sve pohranjene poruke zauzimaju prostor , bez obzira gdje se nalaze. Ako nikada niste dirali ove mape, moguće je da tamo imate hiljade zaboravljenih e-poruka.

Da biste pristupili ovim odjeljcima, kliknite na "Više" u bočnom meniju Gmaila (ako ih ne vidite odmah). Pojavit će se dodatne mape, uključujući "Neželjena pošta" i "Otpad ". Prvo idite na Neželjenu poštu i kliknite na "Izbriši sve neželjene poruke sada" da biste je odjednom ispraznili. Ako želite, možete odabrati i izbrisati samo neke poruke.

Zatim idite u mapu "Smeće" . Ovdje ćete vidjeti sve što ste nedavno izbrisali. Gmail automatski briše poruke nakon 30 dana, ali ako vam je prostor potreban odmah, možete kliknuti na "Isprazni smeće sada ". Ovo će trajno izbrisati poruke i osloboditi prostor.

Imajte na umu da nakon što ispraznite smeće, nećete moći oporaviti te e-poruke . Ako imate bilo kakvih pitanja o e-poruci, ostavite je u smeću i ona će biti automatski izbrisana nakon mjesec dana.

Ista logika važi i za druge servise: u Google fotografijama, Disku ili čak u sigurnosnim kopijama nekih mobilnih telefona, smeće ponovo koristi prostor dok ga ne ispraznite . Dobra je ideja da ga s vremena na vrijeme provjeravate.

Obrišite fotografije i videozapise u Google fotografijama da biste oslobodili prostor

Fotografije zauzimaju prostor, ali videozapisi su pravi gutači od gigabajta . Ako pravite mnogo automatskih sigurnosnih kopija, dobar dio vaše kvote za pohranu može biti popunjen samo za četiri ili pet dugih videozapisa.

Da biste ih brzo pronašli, idite na https://photos.google.com/search/_tv_video . Tamo ćete vidjeti svoje videozapise organizirane i možete odabrati one koji vam nisu potrebni. Nakon što izvršite odabir, kliknite na "Izbriši" da biste ih poslali u smeće za fotografije.

Postoji i manje poznati odjeljak: https://photos.google.com/unsupportedvideos . Ova stranica prikazuje videozapise koje Google Photos ne prepoznaje kao kompatibilne i stoga se ne pojavljuju u redovnim pretragama. Čak i ako se ne pojavljuju u vašim albumima, oni i dalje zauzimaju prostor za pohranu . Pregledajte ih i izbrišite sve što vam ne treba.

Osim videozapisa, možete koristiti pretragu Google fotografija ili karticu Istraži da biste pronašli grupe slika koje su kandidati za čišćenje: snimke ekrana, mutne fotografije, duplikate, fotografije dokumenata koje ste već sačuvali negdje drugdje itd. Također možete pregledavati starije fotografije i brisati sve što je očigledno nepotrebno.

Nakon što ste očistili, idite u odjeljak "Otpad" u Google Fotografijama i potvrdite da želite izbrisati fotografije i videozapise. Zatim dodirnite "Isprazni otpad ". Od tog trenutka nadalje, te stavke će biti trajno izbrisane, oslobađajući prostor koji su zauzimale. Ako odjednom izbrišete stotine ili hiljade fotografija, normalno je da brojaču prostora za pohranu treba malo vremena da se prilagodi.

Koristite Google One za upravljanje i oslobađanje prostora za pohranu

Google One ne nudi samo plaćanje dodatnog prostora za pohranu: nudi i vrlo praktičan upravitelj pohrane koji vam pomaže da pronađete i izbrišete sadržaj koji vam nije potreban u Gmailu, Disku i Fotografijama.

Sa računara idite na one.google.com i pronađite odjeljak "Pohrana" . Tamo ćete vidjeti odjeljak pod nazivom "Povratite svoj prostor" ili "Oslobodite prostor na računu". Kliknite na njega da biste pristupili alatki za čišćenje.

Sistem će vam prikazati različite kategorije sadržaja koje možete izbrisati: velike datoteke, stavke u smeću, neželjene e-poruke, velike priloge i mutne fotografije , između ostalog. Možete ući u svaku kategoriju i odabrati šta želite izbrisati. U zavisnosti od vrste datoteke, imat ćete opcije za sortiranje po veličini, datumu ili vrsti.

U slučaju Google fotografija, ako vidite nešto što želite sačuvati prije brisanja, možete dodirnuti "Preuzmi" da biste sačuvali lokalnu kopiju. Nakon što ste sve pregledali, odaberite stavke koje vam nisu potrebne i kliknite na "Trajno izbriši" (ili "Premjesti u smeće" u slučaju fotografija). Nakon potvrde, prostor će se početi oslobađati.

Još jedna prednost Google One-a je što centralizuje informacije o pohrani u svim uslugama i olakšava rješavanje uobičajenih problema, kao što je slučaj kada se pohrana ne poveća odmah nakon brisanja stvari ili nadogradnje na veći plan.

Šta se dešava kada vam ponestane prostora na Google-u?

Ako vam ponestane prostora (bilo da se radi o besplatnih 15 GB ili kvoti za Google Workspace/Google One), vaše datoteke se ne brišu, ali mnoge funkcije se blokiraju dok ne oslobodite prostor ili ne nadogradite svoj plan.

U Gmailu više nećete moći slati niti primati e-poruke. Poruke poslane vama bit će vraćene pošiljatelju s obavještenjem da je vaš poštanski sandučić pun. U Google disku nećete moći prenositi nove datoteke niti kreirati nove dokumente u Dokumentima, Tablicama, Slajdovima, Obrascima, Crtežima ili Videozapisima. Osim toga, vaše dijeljene datoteke više neće moći uređivati ​​niti kopirati drugi.

U Google fotografijama , automatske sigurnosne kopije će se zaustaviti: nove fotografije ili videozapisi neće se spremati dok ponovo ne budete imali dovoljno prostora. Sve što je već preneseno bit će sačuvano, ali ništa novo neće biti dodano.

Da biste izašli iz ove situacije, imate dvije mogućnosti: oslobodite prostor brisanjem sadržaja (kao što objašnjavamo) ili kupite više prostora za pohranu putem Google One. Ako odlučite promijeniti svoj plan, imajte na umu da novi limit zamjenjuje stari, a ne dodaje se njemu; na primjer, prelazak sa 100 GB na 200 GB znači da će vaš novi ukupni limit biti 200 GB.

Nakon promjene plana, normalno je da se novi prostor pojavi i do 24 sata . Ako se i nakon tog vremena ne ažurira, pokušajte se odjaviti i ponovo prijaviti, koristeći anonimni prozor ili drugi preglednik (Chrome, Edge, Firefox, itd.). Na iPhoneima i iPadima ponekad pomaže jednostavno zatvaranje i ponovno otvaranje aplikacije Google One.

Upravljanje planovima za pohranu i pretplatama

Ako ste kupili Google One plan putem interneta ili Android uređaja, upravljanje pretplatom nije potpuno isto kao da ste je kupili u Apple App Storeu . Važno je razumjeti ovo kako biste izbjegli zabunu kada želite promijeniti ili otkazati svoj plan.

Kada se registrujete za Google One putem weba, možete promijeniti svoj plan ili ga otkazati direktno na one.google.com . Idite u "Postavke" i potražite opciju "Promijeni plan pretplate" ili "Otkaži pretplatu". Tamo možete odabrati novo ograničenje prostora za pohranu (mjesečno ili godišnje) ili otkazati uslugu.

Ako želite upravljati svojom pretplatom s iPhonea ili iPada, potrebno je da kupite plan putem App Storea . Ako ste ga kupili online, nećete ga moći mijenjati iz iOS aplikacije; prvo biste ga morali otkazati online, a zatim kupiti novi plan putem App Storea da biste njime upravljali odatle.

Također, provjerite da li koristite ispravan račun: relativno je lako platiti Google One plan na računu koji nije vaša primarna e-mail adresa . Ako vidite naplatu na kartici, ali prostor za pohranu nije tamo gdje očekujete, provjerite da li ste prijavljeni s više računa istovremeno i, ako je potrebno, otkažite plan na pogrešnom računu i ponovo se registrujte na ispravnom.

Konačno, imajte na umu da ako ste imali promotivni prostor za pohranu (na primjer, od kupovine uređaja) , taj dodatni prostor za pohranu ostaje čak i ako promijenite svoj plan, sve dok promocija još uvijek vrijedi.

Sigurnosne kopije WhatsAppa i druge stavke koje zauzimaju prostor, a da vi to ne primijetite

Ako koristite Android telefon, sigurnosne kopije vaših WhatsApp aplikacija mogu zauzimati značajan dio vaše Google memorije, a da toga niste ni svjesni.

Da biste ih pregledali iz aplikacije Google One, otvorite aplikaciju na telefonu, idite na karticu "Pohrana" i dodirnite "Oslobodite prostor na računu ". Tamo ćete, u odjeljku "Izbriši druge stavke", vidjeti poseban odjeljak za WhatsApp . Odatle možete odabrati sigurnosnu kopiju i dodirnuti "Izbriši sigurnosnu kopiju ".

Ako to radije radije uradite iz svog pretraživača, idite na one.google.com/backup/management/whatsapp . Tamo ćete vidjeti postojeće sigurnosne kopije i, pored svake od njih, dugme "Izbriši sigurnosnu kopiju" . Čak i ako izbrišete sigurnosnu kopiju, WhatsApp će i dalje moći kreirati nove sigurnosne kopije u budućnosti ako ste omogućili tu funkciju u postavkama aplikacije.

Također provjerite sve ostale sigurnosne kopije koje se možda nalaze na vašem Google računu (na primjer, sa starijih uređaja). Često ćete se iznenaditi koliko prostora možete oporaviti brisanjem sigurnosnih kopija s telefona koje više ne koristite.

Ako dijelite prostor za pohranu s porodičnim planom Google One, imajte na umu da svi članovi porodice koriste istu količinu prostora za pohranu . Ako neko koristi previše, morat ćete se dogovoriti s tom osobom ili, ako ste administrator porodične grupe, pregledati korištenje prostora od strane svakog člana i dogovoriti se o zajedničkom čišćenju.

Najbolje prakse za sprječavanje ponovnog tako brzog punjenja Gmaila

Nakon što završite s velikim čišćenjem, slijedi važan dio: spriječiti da se prostor ponovo popuni za dva dana . Uz nekoliko jednostavnih navika, možete održati svoj račun zdravim mnogo duže.

Za početak, steknite naviku spremanja važnih priloga izvan Gmaila . Ako je datoteka važna, preuzmite je i postavite na Google Drive (ili neku drugu uslugu pohrane u oblaku) ili je stavite na eksterni tvrdi disk. Korištenje e-pošte kao trajne lokacije za pohranu velikih datoteka recept je za popunjavanje vaših gigabajta.

Još jedna efikasna mjera je odjava s biltena i pretplata koje vam više ne koriste. Svaki bilten koji ne pročitate predstavlja stalan tok e-poruka koje vam samo smetaju. Mnoge poruke sadrže link za odjavu; ako odvojite nekoliko minuta da to učinite, možete uštedjeti stotine e-poruka mjesečno.

Osim toga, Gmail vam omogućava bolju organizaciju pristigle pošte pomoću oznaka i kategorija („Primarno“, „Društvene mreže“, „Promocije“, „Obavještenja“, „Forumi“ itd.). One same po sebi ne oslobađaju prostor, ali olakšavaju identifikaciju grupa nekorisnih e-poruka (na primjer, starih promocija) i njihovo masovno brisanje bez brige.

Kada želite sačuvati e-poruku, ali je ne vidjeti u pristigloj pošti, koristite opciju "Arhiviraj" . Poruka će se premjestiti iz glavnog prikaza u "Svu pristiglu poštu" i kasnije je možete pronaći pomoću funkcije pretraživanja, bez ometanja vaše svakodnevne rutine. Međutim, arhiviranje ne štedi prostor za pohranu: e-pošta i dalje zauzima istu količinu prostora , ali barem će sve biti organiziranije.

Konačno, s vremena na vrijeme (na primjer, jednom mjesečno) odvojite malo vremena za ponavljanje nekih ključnih pretraga: veći: 10 miliona , e-poruke starije od određenog datuma, čišćenje neželjene pošte i smeća, provjera smeća na Disku i Google fotografijama… Pomoću ove jednostavne rutine, izbjeći ćete dosezanje ograničenja prostora za pohranu i moći ćete nastaviti koristiti Gmail i ostale usluge s potpunim mirom.

Praćenjem ovih kombinovanih strategija – identifikovanjem onoga što zauzima najviše prostora, čišćenjem velikih datoteka na Disku, brisanjem e-poruka sa teškim prilozima, pražnjenjem neželjene pošte i smeća, pregledom fotografija i videa, prolaskom kroz Google One upravitelj i podešavanjem sigurnosnih kopija i pretplata – sasvim je moguće osloboditi značajnu količinu prostora na Gmailu i vašem Google računu bez odricanja od onoga što je zaista važno i bez potrebe da kupujete dodatni prostor za pohranu ako se ne isplati.